Pour de nombreuses organisations, l’externalisation des services du développement de logiciels semble être la solution. Ceci, en théorie, réduit les dépenses de main-d’œuvre, augmente l’accès à un plus grand bassin de talents et stimule la production. Les choses ne se passent pas toujours comme prévu dans la réalité. L’externalisation auprès des meilleures entreprises informatiques comporte des risques spécifiques qui pourraient transformer un bon concept en angoisse et misère.
« L’écart de 6 heures entre nous me mettait mal à l’aise tout le temps. »
« En raison d’un manque de communication, j’ai dû consacrer beaucoup de temps et d’argent à réparer et à défaire des choses. »
« Je leur ai donné de l’argent, mais ils n’ont pas terminé la tâche. »
« Environ 95 % des développeurs externalisés ne conviendront pas à la plupart des entreprises. »
Ce ne sont là que quelques-unes des préoccupations que nous avons reçues de nos partenaires concernant les problèmes d’équipe à distance. Est-ce une raison pour éviter d’externaliser des projets informatiques ? Définitivement pas. Déléguer des tâches informatiques à des équipes externes est la seule méthode pratique et rentable de développement pour de nombreuses startups et petites entreprises aux ressources limitées.
Bien qu’il soit impossible d’éliminer tous les risques d’externalisation, vous pouvez anticiper et atténuer avec succès la majorité d’entre eux. En termes simples, la prévention est préférable au traitement. Voici quelques maux et douleurs typiques, ainsi que des solutions.
Manque de foi
Beaucoup de gens ont du mal à faire confiance à quelqu’un qui n’établit pas de contact visuel. « Avant de conclure un accord, je dois les regarder dans les yeux. » — C’est ainsi que de nombreux chefs d’entreprise expriment leurs appréhensions face à l’externalisation. D’ici 2020, on s’attend à ce que plus de la moitié des professionnels qualifiés fassent partie d’équipes distantes ou hybrides (distant/bureau). Les chefs d’entreprise doivent apprendre à créer la confiance avec le personnel hors site par des tactiques autres que le contact visuel d’une manière ou d’une autre.
Il faut du temps pour instaurer la confiance, mais vous pouvez apaiser de gros soucis lors de l’étape de sélection du fournisseur.
Étape 1 : Mener des recherches approfondies.
Vous devez avoir accès à des informations vérifiables sur les prospects afin de trouver les meilleurs. Demandez conseil et aide à des personnes que vous connaissez. Consultez d’autres propriétaires d’entreprise qui ont utilisé des services à distance dans le passé. Visitez des sites d’évaluation bien connus comme GoodFirms, qui fournit des commentaires détaillés des clients sur une variété de fournisseurs de services.
Une fois que vous avez réduit vos options à quelques fournisseurs, demandez des études de cas et des références. Pour obtenir des informations de première main et impartiales sur votre entrepreneur potentiel, contactez sa clientèle.
Étape 2 : Déterminez si la communication est adéquate ou non.
Des temps de réaction lents et des réponses en un mot devraient déclencher un signal d’alarme important lorsqu’il s’agit de renforcer la confiance. Vous aurez besoin d’un personnel proactif capable de saisir vos idées et de proposer de meilleures solutions si vous voulez réussir. C’est difficile en raison d’un manque de communication.
Prenez le temps de bien les interroger si vous voulez en savoir plus sur eux. N’hésitez pas à poser toutes vos questions, notamment techniques. Des commentaires rapides et sans ambiguïté par e-mail, messagers, téléphone ou autres méthodes améliorent vos chances d’établir un partenariat réussi.
Étape 3 : Pensez à partir en voyage d’affaires.
On dit qu’une image vaut mille mots. C’est quelque chose que nous ne pouvons pas nier. Le contact en face à face ne peut pas être complètement remplacé par des conversations téléphoniques, des médias sociaux ou même des vidéoconférences. Visitez votre équipe ou rencontrez son représentant (chef d’équipe/responsable des ventes/propriétaire d’entreprise) en personne si cela est possible. Il vous fournira une meilleure connaissance de vos options futures.
Contrôler l’abandon
Pour terminer les missions dans les délais, même l’équipe la plus digne de confiance a besoin d’une gestion et d’un suivi adéquats. Vient maintenant le problème suivant : comment faites-vous pour suivre les travailleurs distants ? Lorsque vous vous trouvez dans différents fuseaux horaires et que vous n’avez que quelques heures ouvrables en commun, la situation devient beaucoup plus difficile à régler.
La « règle des 4 x » illustre la notion selon laquelle un projet externalisé prend quatre fois plus de temps à terminer que votre estimation initiale en raison d’une perte de contrôle. Heureusement, il existe des méthodes éprouvées pour réduire ce danger.
Étape 1 : Choisissez un chef de projet
Certains propriétaires d’entreprise choisissent de gérer directement leur main-d’œuvre à distance. La nomination d’un chef de projet sur site est, à notre avis, une alternative nettement plus efficace.
Un PM expérimenté connaîtra vos nouvelles recrues et sera en mesure de superviser leur travail pendant les heures normales de bureau. De quelles autres manières les chefs de projet sur site contribuent-ils à la réussite de votre projet ? Ils comprennent, entre autres :
- Faites un horaire.
- Suivre les livrables
- Transformez vos pensées en plans précis.
- Toutes les procédures de flux de travail doivent être documentées et mises à jour régulièrement.
- Vous fournir des rapports aux intervalles convenus
Il convient de noter que les fournisseurs de services réputés sont assez accommodants en ce qui concerne les heures de travail. Leurs premiers ministres s’adaptent aux décalages horaires et aux coutumes du pays. Par exemple, si le client vient d’Israël et que le week-end est du vendredi au samedi, le PM les accueillera et sera accessible le dimanche.
Étape 2 : Sélectionnez le logiciel de gestion de projet approprié.
Toutes les actions des fournisseurs sont plus visibles que jamais grâce aux systèmes modernes de gestion de projet. JIRA, Mingle et Assembla (pour n’en citer que quelques-uns) sont des exemples de programmes qui vous permettent de visualiser ce qui a été fait et ce qui est encore en cours, ainsi que la date/heure d’échéance de chaque travail.
Étape 3 : Planifiez des réunions sur une base régulière.
Vous pouvez organiser des réunions en ligne fréquentes avec votre équipe, même si votre chef de projet est censé vous tenir au courant. Vous pouvez utiliser ces réunions hebdomadaires ou mensuelles pour discuter des objectifs, identifier et réparer les goulots d’étranglement du flux de travail et établir une compréhension mutuelle.
Problèmes de qualité
Même les équipes les plus compétentes et les plus conseillées ne sont pas toujours en mesure de fournir des logiciels de qualité. Pour obtenir les meilleurs résultats, établissez explicitement vos normes de qualité et faites des efforts pour vous assurer qu’elles sont respectées.
Étape 1 : Méfiez-vous des taux trop bas pour être vrais.
L’option la moins chère est généralement la pire, donc choisir l’option la moins chère revient à sacrifier la qualité de votre futur produit. Comme point de départ, regardez les taux moyens de développement de logiciels de la région. La fourchette de prix horaire est à peu près la suivante :
25 $ à 50 $ en Europe de l’Est
18 $ à 40 $ en Asie
30 $ à 50 $ en Amérique latine
Australie — 20 $ à 40 $
Gardez à l’esprit que les services d’ingénieurs en logiciel qualifiés sont souvent plus coûteux.
Étape 2 : Demandez un essai gratuit ou commencez par un MVP.
De nombreuses sociétés de développement de logiciels sur mesure proposent de faire un essai gratuit afin de démontrer la qualité de leur code et leur capacité à respecter les délais.
Une autre alternative consiste à tester le concept de votre entreprise en utilisant un produit minimal viable (MVP). Il faut 2 à 4 semaines pour créer un MVP. Pendant ce temps, vous évaluerez si l’équipe répond à vos besoins, y compris la façon dont elle communique, résout les problèmes de fuseau horaire et, bien sûr, si son expérience et ses capacités sont suffisantes.
Étape 3 : Intégrer les normes d’assurance qualité dans le contrat.
Dans le contrat, précisez vos attentes en matière de qualité. Le contrat doit inclure les exigences de qualité du code, les critères du produit final, la capacité de débit maximale, une liste des appareils sur lesquels l’application est censée fonctionner, etc.
Lorsque le vendeur n’est plus responsable de l’application, celle-ci peut fonctionner correctement au début, mais commencer à mal fonctionner au bout d’une semaine ou deux. Négociez une période de garantie pendant laquelle l’équipe de développement s’engage à corriger les défauts que vous découvrez sans frais supplémentaires pour éviter de tels problèmes.
Coûts non inclus
L’externalisation entraîne des dépenses que vous n’aviez peut-être pas anticipées. Vous pouvez, par exemple, avoir besoin de l’assistance d’un avocat contractuel ou d’un analyste commercial à un moment donné. Tenez compte des frais de voyage d’affaires mentionnés ci-dessus. Cependant, selon notre expérience, deux raisons sont à l’origine de la majorité des dépenses supplémentaires associées à l’externalisation :
- Tous les besoins du client n’ont pas été satisfaits.
- Le client souhaite ajouter des fonctionnalités ou apporter des ajustements au projet qui ne sont pas dans la portée d’origine.
Par conséquent, nous vous suggérons de suivre les étapes suivantes :
Étape 1 : Soyez aussi précis que possible sur vos attentes.
Il est difficile de tenir compte de tous les aspects et d’anticiper tous les problèmes imaginables lorsqu’il s’agit de projets logiciels complexes et non standard. Au cours du développement d’une application, les exigences sont souvent modifiées, ajustées ou ajoutées. L’estimation des coûts sera plus précise si vous décrivez (et enregistrez) explicitement vos besoins au début du projet.
Étape 2 : Soyez prêt à payer pour l’augmentation de la portée.
Des ajustements mineurs qui surviennent au cours de l’élaboration du programme peuvent être appliqués sans avoir besoin de ressources supplémentaires. Cependant, si votre projet prend de l’ampleur ou si vous décidez d’ajouter de nouvelles fonctionnalités sur un coup de tête, vous devez préparer une demande de modification. Le calendrier, la portée et le budget du projet seront évalués et ajustés à la suite de ces changements.
Étape 3 : Éloignez-vous des documents difficiles.
Les contrats et les demandes de modification doivent, en effet, être aussi explicites que possible. Dans le même temps, le contrat doit être simple à comprendre. Les dépenses enfouies peuvent être cachées derrière une formulation délicate et un jargon juridique sophistiqué, ainsi que de petits caractères. En toutes circonstances, lisez attentivement chaque phrase avant de signer.
Préoccupations concernant la propriété intellectuelle
Il y a toujours un risque de fuite de matériel sensible lors de son envoi à une équipe distante. Vous pouvez également être préoccupé par votre application récemment produite. Que se passe-t-il si le vendeur garde ce logiciel ou une partie de celui-ci pour lui-même ou pour un futur client ? Pour éviter cela, prenez des mesures légales pour protéger votre propriété intellectuelle (PI).
Étape 1 : Signature d’un accord de non-divulgation (NDA)
Lorsque vous commencez à travailler avec une nouvelle équipe distante, une NDA est une approche simple pour protéger votre propriété intellectuelle. Le document précise quelles informations sont considérées comme sensibles et nécessitent une protection spéciale. Il peut s’agir de secrets commerciaux, de savoir-faire, d’idées, de conceptions, de listes de clients et d’autres informations que vous devez transmettre à votre fournisseur à des fins d’évaluation et de développement de projet. Votre fournisseur de services s’engage à ne pas abuser ou diffuser des données sensibles sans le consentement du client en signant l’accord. En cas de manquement, l’accord prévoit des amendes et des poursuites judiciaires.
Étape 2 : incluez une clause dans votre contrat principal qui protège votre application finale.
Le contrat principal doit inclure une clause stipulant que votre entreprise détient la propriété intellectuelle du produit fini et de tout ce qui s’y rapporte (code source, algorithmes, etc.). Le progiciel est à vous une fois que vous avez payé les frais.
Étape 3 : Considérez votre fournisseur de services comme un collaborateur.
En formant une coopération à long terme avec un fournisseur de services fiable, vous pouvez résoudre les problèmes de sécurité beaucoup plus rapidement. Les risques d’infidélité et de vol diminuent à mesure que votre relation évolue et que vous commencez à vous considérer comme des partenaires commerciaux. La confiance mutuelle, en revanche, vous permet de quadrupler vos efforts de sûreté et de sécurité.
Dernières pensées
Lorsque vous déléguez un projet logiciel à une équipe distante pour la première fois, vous rencontrez la majorité des dangers décrits dans cet article. Vous les voyez comme de parfaits étrangers, et pour cause. « Le temps guérit toutes les blessures », comme le dit le vieux proverbe. Trouver un fournisseur de services qui répond à vos besoins, négocier tous les accords et développer un flux de travail bien structuré prennent du temps. Plus vous serez prudent au début, moins vous éviterez la douleur. À long terme, vous devez vous efforcer d’établir une relation avec votre fournisseur. De nombreuses angoisses, peurs et douleurs peuvent être atténuées par un partenariat commercial à long terme fondé sur l’ouverture et la confiance.
